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1- L’ARCHITECTURE DES GUIDES DES SOURCES

Du plan aux notices : comprendre l’architecture des guides des sources 

Un plan thématique

 

Pour faciliter le repérage des sources concernant une même thématique, les guides des sources sont découpés en trois volets, eux-mêmes composés de parties, chapitres, sous-chapitres et, dans le cas du guide de la Grande Guerre, d’ensembles. On aura un aperçu des plans du guide de la Grande Guerre sur cette page et de celui de l'Algérie sur cette page.

Le plan d'un guide est visible dans la barre latérale gauche, au moyen d’une arborescence dépliable. Il est également possible de situer une notice dans le plan à partir du fil d’Ariane en haut de chaque notice et en cliquant sur le bouton  

 

Afin d’aider l’utilisateur à s’orienter dans ce plan et à optimiser ses recherches, les introductions des différentes thématiques contiennent des renvois vers d’autres parties du guide traitant de sujets proches.

⇨ Par exemple dans le guide de la Grande Guerre, les sources relatives au recrutement des marins sont décrites dans la thématique du recrutement, mais la thématique de la marine est très complémentaire. 

 

Des notices descriptives

 

Les guides des sources sont constitués de notices descriptives (environ 8 500 pour le guide 1914-1918 et plus de 300 pour celui de l’Algérie) regroupées par thème et hiérarchisées. L’essentiel des sources décrites concernent des sources conservées aux Archives départementales d’Ille-et-Vilaine. Selon les guides, une part plus ou moins importante de notices décrit les sources des archives communales, des archives militaires ou encore des administrations centrales (la moitié des notices pour le guide de la Grande Guerre). Dans d’autres cas, seuls des renvois ou les liens vers les sites de conservation concernés sont proposés pour les sources extérieures.

Pour faciliter l’organisation de ces notices, des notices « titres » ont été insérées aux différents niveaux : on y trouvera des explications et orientations nécessaires à une meilleure compréhension des notices.

 

Pour chaque notice, on a veillé à indiquer le niveau de description des sources. Dans la mesure du possible, pour rester dans l’esprit d’un guide des sources classique, il a été décidé de s’en tenir à un niveau élevé de description (fonds, sous-fonds) et de renvoyer les utilisateurs vers des instruments de recherche analytiques pour affiner leurs recherches.

⇨ Par exemple dans le guide des sources de la Grande Guerre, les registres matricules militaires ne sont pas décrits à l’unité, mais font l’objet d’une notice globale (niveau de description : série organique), avec un renvoi vers le répertoire numérique détaillé de la sous-série 1R, qui est lui-même accessible sur le site internet des Archives départementales, où l’internaute pourra consulter les images des fiches matricules.

 

Cependant, la réalité des sources recensées amène à descendre très souvent à une description de dossiers, voire de pièces, en fonction de la valeur informationnelle des archives recensées. C’est le cas en particulier pour les sources communales, pour lesquelles on ne dispose souvent que d’un dossier voire d’un document sur un même thème.

 

Ainsi une notice peut décrire 10 mètres de dossiers traitant du même sujet et renvoyer à un instrument de recherche plus détaillé, tandis que la notice suivante décrira un seul document, isolé. L’utilisateur doit avoir à l’esprit cette disparité des niveaux de description, afin d’évaluer le potentiel des sources.

 

Les sources ont été décrites en application de la norme internationale de description archivistique ISAD-G. Ainsi, l’utilisateur trouvera des informations sur le contenu des sources mais aussi sur leur contexte de création (qui a produit les documents ? quel intérêt particulier offrent-ils ?) et sur leur contexte de conservation (où les sources sont-elles conservées ? quelle est leur cote ou référence ? quels instruments de recherche consulter pour en savoir plus ?).

Cependant, toutes les notices ne sont pas aussi complètes. C’est le cas notamment des notices provenant d’inventaires anciens ou peu détaillés : elles n’ont pas toutes été réécrites ou complétées. Des normes de description différentes ont pu être appliquées aux ouvrages bibliographiques, aux documents iconographiques, aux documents audiovisuels.

 

Seules les données jugées essentielles apparaissent dans un premier temps : intitulé, description plus fine du contenu éventuellement, dates, référence, producteur ou auteur, lieu de conservation, mots-clés. L’internaute peut accéder à la description complète, au moyen d’un clic sur « voir le détail » : la notice s’ouvre alors dans un autre logiciel de description (Atom).

 

Une même notice peut se trouver à différents emplacements au sein d’un même guide, quand elle concerne différents sujets. Son contenu peut être adapté à l’environnement dans lequel elle est présentée.

 

2- Rechercher et parcourir

Faire des recherches et parcourir le guide des sources

Cet outil a été conçu pour répondre à des besoins différents :

 

Plusieurs modes d’interrogation et de parcours dans le guide sont donc proposés à l’internaute.

Interroger

Afin d’augmenter les chances d’obtenir des résultats, l’interrogation peut se faire en texte libre ou par mot-clés.

 

- Recherche simple dans un moteur de recherche : en texte libre ou par mots-clé, sur l’ensemble du guide ou en se limitant à certaines parties (exemple guide d'Algérie)

 

- Recherche avancée : au moyen de plusieurs critères, pour mieux cibler la recherche (exemple du guide 14-18)

- Recherche géographique : via un moteur de recherche ou une carte géographique (exemple du guide Algérie)

 

- Recherche par facette : pour affiner les résultats en temps réel

Derrière toute possibilité d’interrogation par mot-clé se cache un long travail préalable d’indexation. Voici les principes d’indexation mis en œuvre pour les guides des sources.

Toutes les notices ont été indexées. Chaque notice possède un ou plusieurs mots-clés, le plus spécifique possible, reprenant au plus près les éléments de la description. Afin d’éviter les redondances d’une même notice traitant de différents sujets dans les résultats, le vocabulaire a été adapté à l’environnement de la notice : par exemple dans le guide de la Grande Guerre, le soldat a été qualifié de « blessé » dans le volet 1, de « réformé » dans le volet 2 et d’ « invalide de guerre » dans le volet 3.

 

En revanche, des termes génériques ont été utilisés pour les notices titres, ainsi que pour les notices dont le contenu manquait de précision. Un vocabulaire contrôlé a été utilisé dans la mesure où les termes pouvaient s’appliquer sans ambiguïté aux sources décrites : il s’agit du « thésaurus pour la description et l’indexation des archives locales, anciennes, modernes et contemporaines » (5e édition, 2012).
La recherche « libre » permet de repérer des points de détail ou des terminologies propres ne se prêtant pas à une indexation.

 

Parcourir

- Passer de thématique en thématique : en développant l’arborescence dans la barre latérale gauche (voir exemple du guide d'Algérie)

 

- Passer d’une notice à la suivante ou à la précédente

 

- Rebondir vers d’autres notices à partir des mots-clés